Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, la personne ayant la plus haute autorité au sein de l'entreprise est responsable de la protection des renseignements personnels. Cette fonction est exercée par Adama Diarra, consultant réglementé en immigration canadienne (CICC n° R1041776).

Toute question, demande d'accès, de rectification ou de retrait de consentement, ainsi que toute plainte, peut lui être adressée par courriel à infos@dgvimmigration.com. Une réponse est fournie dans un délai de trente jours.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les catégories de renseignements suivantes, selon le rôle de la personne concernée.

Renseignements d'identité et de contact

Nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, pays de citoyenneté, pays de résidence, province, et le cas échéant numéro d'entreprise du Québec pour les clients employeurs.

Renseignements relatifs au statut migratoire

Programme d'immigration visé, catégorie de dossier, dates d'ouverture et d'échéance, motif de la consultation, historique du dossier et notes de consultation. Ces renseignements sont considérés comme sensibles.

Documents justificatifs

Pièces d'identité incluant passeports, attestations linguistiques, diplômes et évaluations de diplômes, formulaires officiels destinés aux autorités, ententes de services signées. Ces documents contiennent des renseignements sensibles.

Renseignements financiers

Factures, honoraires professionnels, débours gouvernementaux, mouvements du compte en fidéicommis rattachés au dossier.

Renseignements de prospection

Coordonnées, type de visa envisagé, valeur estimée du mandat, source du contact et notes d'échange pour les personnes ayant manifesté un intérêt sans être encore clientes.

Journaux techniques

Adresse IP, identifiant de navigateur, horodatage et description des opérations effectuées, consignés dans un journal d'audit interne.

3. Fins de la collecte

Chaque catégorie de renseignements n'est recueillie qu'aux fins suivantes, déterminées avant la collecte.

• Évaluer l'admissibilité d'une personne à un programme d'immigration et la conseiller.
• Préparer, constituer et déposer des demandes auprès des autorités compétentes.
• Rédiger et exécuter les ententes de services professionnels.
• Facturer les honoraires et administrer le compte en fidéicommis conformément aux obligations déontologiques du CICC.
• Respecter les obligations de tenue de dossiers et de traçabilité imposées au consultant réglementé.
• Communiquer avec la personne concernée au sujet de son dossier.

4. Consentement et retrait

Le consentement est demandé de manière distincte de toute autre information, en termes simples, et porte sur des fins précises. Compte tenu de la sensibilité des renseignements liés au statut migratoire, le consentement recueilli est un consentement exprès.

Une personne peut retirer son consentement en tout temps en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels. Le retrait met fin aux traitements qui en dépendent, sous réserve des renseignements que nous devons conserver pour satisfaire à une obligation légale, déontologique ou de conservation décrite à la section 7.

Lorsqu'un mandat concerne une personne mineure, le consentement du titulaire de l'autorité parentale est requis pour les personnes de moins de quatorze ans.

5. Communication à des tiers

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Les renseignements ne sont communiqués qu'aux catégories de destinataires suivantes.

Autorités gouvernementales

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration du Québec, Emploi et Développement social Canada et les autres autorités compétentes, aux seules fins du mandat confié.

Fournisseur d'hébergement infonuagique

La plateforme repose sur un fournisseur d'hébergement et de base de données tiers. La localisation des serveurs et l'encadrement contractuel de ce fournisseur font l'objet de l'évaluation décrite à la section 6.

Assistants d'intelligence artificielle, lorsque activés

La plateforme comporte un connecteur permettant à des assistants d'intelligence artificielle externes de consulter et de préparer des projets d'entente de services. Lorsque ce connecteur est activé, des renseignements incluant le nom du client, le programme visé et le montant des honoraires sont transmis à l'exploitant de l'assistant, susceptible d'être situé hors du Québec. Ce connecteur est désactivé par défaut et ne peut être activé que par le titulaire du cabinet. Les actes réservés — signature, envoi, finalisation et annulation — demeurent en tout temps accomplis par une personne physique.

Conseillers professionnels

Avocats, comptables ou vérificateurs, lorsque requis et sous obligation de confidentialité.

6. Hébergement des renseignements

Les renseignements sont hébergés au Canada, dans la région Canada (Centre) de notre fournisseur infonuagique. Ils ne sont pas transférés hors du Canada dans le cadre de l'exploitation courante de la plateforme.

L'hébergement étant situé au Québec ou ailleurs au Canada, la communication de renseignements personnels hors Québec au sens de l'article 17 de la Loi 25 ne trouve pas application pour l'hébergement lui-même. Elle demeure pertinente pour les communications décrites à la section 5, notamment lorsque le connecteur d'intelligence artificielle est activé.

Toute modification de la région d'hébergement ferait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée préalable et d'une mise à jour de la présente politique avant sa prise d'effet.

7. Conservation et destruction

Les dossiers clients et les documents afférents sont conservés pour la durée requise par les obligations de tenue de dossiers applicables au consultant réglementé, puis détruits de manière sécurisée.

Les renseignements de prospection concernant une personne qui ne devient pas cliente sont détruits lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Les journaux d'audit sont conservés en mode ajout seul, sans possibilité de modification ni de suppression, aux fins de traçabilité réglementaire.

8. Mesures de sécurité

L'accès aux renseignements est restreint aux membres du cabinet qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. Les données de chaque cabinet sont cloisonnées logiquement et chaque requête est filtrée par cabinet.

Les échanges entre le navigateur et la plateforme sont protégés par le protocole de transport chiffré standard. Les données au repos bénéficient des mesures de chiffrement offertes par le fournisseur d'hébergement.

Aucune mesure de sécurité n'est décrite dans la présente politique sans avoir été confirmée comme réellement mise en œuvre. Les mesures complémentaires prévues mais non encore déployées sont documentées dans notre plan de mise en conformité interne et ne sont pas présentées ici comme existantes.

9. Vos droits

Vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels.

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retirer votre consentement, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Obtenir communication de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou en demander le transfert à un tiers.
• Demander la cessation de la diffusion d'un renseignement ou sa désindexation, dans les cas prévus par la loi.
• Être informé lorsqu'une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et présenter vos observations.

10. Témoins et technologies similaires

La plateforme utilise les témoins strictement nécessaires à son fonctionnement, notamment pour maintenir votre session et mémoriser votre langue d'affichage. Ces témoins ne servent ni à la publicité ni au suivi entre sites.

Si des témoins de mesure d'audience ou de publicité venaient à être ajoutés, votre consentement préalable serait recueilli et la présente politique serait mise à jour en conséquence.

11. Décisions automatisées et profilage

La plateforme attribue un pointage indicatif aux personnes ayant manifesté un intérêt pour nos services, afin d'aider le cabinet à prioriser ses suivis. Ce pointage constitue un profilage au sens de la Loi 25.

Aucune décision produisant un effet juridique ou vous affectant de manière significative n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Toute évaluation d'admissibilité, toute recommandation et tout acte réservé sont rendus par un consultant réglementé, personne physique.

Vous pouvez demander à connaître les renseignements utilisés pour établir ce pointage et présenter vos observations.

12. Renseignements concernant des mineurs

Certains dossiers d'immigration visent des personnes mineures à titre de personnes à charge. Les renseignements les concernant sont recueillis auprès du titulaire de l'autorité parentale et traités avec les mêmes garanties que ceux des personnes majeures, avec les protections additionnelles prévues par la Loi 25.

La plateforme n'est pas destinée à être utilisée directement par des personnes mineures.

13. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées, et nous prenons les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et éviter la répétition de l'incident.

Si vous avez des raisons de croire qu'un incident est survenu, veuillez nous en aviser immédiatement à l'adresse indiquée à la section 1.

14. Plaintes

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de l'autorité compétente.

• Au Québec, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
• Ailleurs au Canada, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
• En Alberta et en Colombie-Britannique, auprès du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la province concernée.

15. Modifications de la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter une évolution de nos pratiques ou du cadre légal. La date d'entrée en vigueur figurant en tête du document indique la version applicable.

Toute modification substantielle est portée à la connaissance des personnes concernées avant sa prise d'effet.